为进一步提高经费使用效率，鼓励学科和研究生积极参与国际高水平学术会议，培养具有国际视野的高层次拔尖创新人才，本年度，结合学校双一流建设目标，经批准，现将2024年研究生重要国际学术会议基金专项申请资助等相关事宜发布通知如下：
一、 基金专项立项事宜
1、 基金资助要求和资助标准
2024年校拨经费优先资助研究生参加会议目录中顶级会议和A类会议。
本基金2024年度主要用于资助学生赴境外参加列入《同济大学各院系(学科)研究生重要国际学术会议目录》中会议所产生的会议注册费、国际旅费等相关费用，校拨经费优先资助参加顶级会议和 A 类会议，申请人须本人赴境外在该会议上进行口头报告或海报，并提供含有会议主办方出具的口头报告录用证明及本人进行口头报告的参会高清照片等辅助证明材料。
校拨经费的最高资助额度请见下表，研究生在读期间仅可获校拨经费资助一次（不计疫情期间线上参会资助）。会议资助额度上限将按照会议等级而定。
会议举办地区 （境外） |
可报销内容 |
顶级会议 （万元/人） |
A类会议 （万元/人） |
宣读 |
海报 |
宣读 |
海报 |
美洲、非洲 |
差旅费、签证费、会议注册费、保险费、住宿费、公杂费等合理费用 |
1.5 |
1.2 |
1.2 |
0.8 |
欧洲、大洋洲 |
1.2 |
0.9 |
0.9 |
0.6 |
亚洲 |
0.9 |
0.6 |
0.6 |
0.4 |
表：国际会议资助额度限额
2、 基金使用要求
专项基金的使用必须符合双一流经费以及学校的相关规章制度，获资助资格的研究生，由学院在财务系统进行授权，凭相关票据在资助额度内按学校相关财务要求在当年12月20日前进行实报实销，不足部分由导师科研项目经费或者个人承担。同一个会议被列入多个学科目录中，则按本学科专业规定的标准执行。如申请的会议属于跨学科，可参照其他相关学科的国际会议进行资助。
3、选拔原则
根据“公平、公正、公开”的原则，确保选派学生参加高水平会议（鼓励扩大顶级会议和 A 类会议参会人数），积极扩大研究生尤其是博士研究生的派出规模。
二、资助对象和资助条件、资助流程
1、申请资助的博士、硕士研究生应同时具备以下条件：
（1）热爱祖国，拥护中国共产党领导，思想政治素质优秀；遵守国家法律、法规，遵守公民道德规范，遵守学校管理制度，自觉践行社会主义核心价值观；
（2）全日制脱产非定向委培的在读博士生、硕士生；
（3）恪守学术道德规范，具有较强的科研能力和外语交流能力；就读以来有较好的学习成绩与科研业绩，无课程不及格记录；
（4）以第一作者（或导师第一作者,申请人为第二作者）撰写并以同济大学为第一署名及通讯作者单位的学术论文，被在境外举行的本学科领域权威的国际学术会议录用，且该会议被列入《同济大学各院系(学科)研究生重要国际学术会议目录》；
（5）参加国际学术会议的内容必须与学位论文研究有关；
（6）申请人获邀在国际会议上完成或将做口头或展板报告；
（7）身心健康。
2、我校研究生在读期间仅可获本校拨会议基金经费资助一次（不含疫情期间线上参会）。
3、研究生需严格按照学校规章制度，不能以参加国际学术会议为由影响正常教学秩序，例如缺课、缺考、缓考、重考等。
4、本年度校拨经费仅支持从中国境内出发参会的情形；研究生需严格按学校党委研究生工作部、外事办公室关于学生因公出国境管理规定，在参与前完成学生出国（境）系统的审批手续，获批后方可进行；参会研究生需严格按照批件时间出行及返回。
三、基金资助流程
1、派出手续
研究生参加会议前需按照学（研）工部及外事办要求办理好相关审批手续。
2、学生申请
申请材料如下：
（1）《同济大学研究生国际学术会议奖励基金申请表》（见附件1）：申请人填写后手写签名，并由本人导师签署意见后（导师签名务必为手写），报学院基金负责老师；
（2）由会议主办方出具的会议征文通知（大会简介）、正式邀请函、论文录用情况证明、申请者宣读论文时间安排表（请用记号笔标注出本人作报告信息）、会议网址，并提供申请人本人进行口头报告的照片及其他辅助证明材料等（建议将照片放入word文档并进行相应的文字说明）；
（3）《研究生国际学术会议奖励基金-总结报告模板》（见附件2），纸质版需由导师手写签字。2-3张本人宣读照片（可附在word文档中并打印递交，电子版jpg格式汇同其他材料发送指定邮箱）。参会学生须在会后一个月内进行公开学术汇报并提供导师签字的相关佐证材料；
（4）被接收的会议论文全文（材料须体现该论文本人为第一作者，且第一署名单位为同济大学；或本人导师为第一作者、本人为第二作者，且署名单位均为同济大学）；
（5）按照学校要求办理的因公出国（境）任务批件；
（6）会议相关费用收据发票（复印件）及相应银行付款记录。
受理时间：2024年11月20日前所有电子版材料请发送至：20666053@tongji.edu.cn, 纸质版材料请交至开物馆A410。联系电话：69589485。
注：如果本年度所参加的会议在上述材料上交截止日期后、12月20日前举办且完成口头或展板报告，可以先提出申请，提供除申请材料第（3）、（6）项外的其他材料，《研究生国际学术会议奖励基金-总结报告模板》须在实际参会后补交。
3、学院评审
学院审核材料，并由专家评审，确认拟资助名单，并在院内公示不少于5个工作日。
4、报销手续
学院审核通过后，在财务处系统授权，研究生凭相关票据到财务处办理报销，在资助额度范围内凭票据实报实销，具体报销要求及流程按照财务处相关规定办理。
资助经费务必在当年12月20日前完成报销进账，逾期资助资格自动取消。获得资助但擅自放弃者，学院有权根据实际情况给予责任追究。
机械与能源工程学院
2024年11月
附件1：同济大学研究生国际学术会议奖励基金申请表
附件2：研究生国际学术会议奖励基金-总结模板
附件3：同济大学各院系（学科）研究生重要国际学术会议目录
